Opracowanie

Magdalena Sadza

Przystępując do porządkowania materiałów, zapoznaj się ze stanem ar­chiwum – być może ktoś ułożył je według jakiegoś klucza, możliwe rów­nież, że zawiera ono obiekty kolekcjonerskie zgromadzone przez które­goś z przodków. Oryginalny układ należy uszanować, koncentrując się jedynie na zabezpieczeniu i opisaniu materiałów. Jeżeli archiwum nie jest uporządkowane – rozpocznij pracę.

Najpierw zdecyduj, co będzie podstawą pojedynczego opisu w inwen­tarzu, czyli jednostką. Następnie usystematyzuj jednostki w obrębie ar­chiwum i opisz je. Na koniec połącz historię osób i zdarzeń, które przy­służyły się do powstania archiwum rodzinnego, z opisami wszystkich zgromadzonych w nim materiałów. W ten sposób stworzysz inwentarz. Możesz go przygotować w bazie danych, w arkuszu kalkulacyjnym, w dokumencie tekstowym albo odręcznie na kartce – wszystko zale­ży od Twoich możliwości i upodobań. Bez względu na formę, inwentarz będzie służył wszystkim, którzy – tak jak Ty – fascynują się historią wła­snej rodziny.

Formowanie jednostek inwentarzowych

Jednostką może być pojedyncza fotografia lub grupa zdjęć logicznie i (lub) fizycznie złączonych, dotyczących jednej osoby, rodziny, miejsca, wydarzenia, obiektu.

Podczas ustalania, które elementy powinny znaleźć się w jednostce, miej na uwadze to, że:

  • za fotografie uznaje się wszelkie statyczne formy zapisu obrazu, niezależnie od techniki wykonania, inaczej mówiąc – fotografia to obraz, a nie jego nośniki (negatyw, kontrnegatyw, odbitka, itd.);
  • do jednostki przyporządkowuje się wszystkie nośniki danego obrazu;
Przykładowe nośniki fotografii – obrazu (zdj. K. Zgliński)

  • reprodukcji zabezpieczających innych materiałów, które zostały wy­konane techniką fotograficzną, np. fotokopii, nie traktuje się, jak fo­tografii, tylko jak materiały, które zabezpieczają;
  • zdjęcia wchodzące w skład kolekcji hobbystycznych powinny być przechowywane osobno, nie łączy się ich w jednostkach z fotogra­fiami rodziny;
  • fotografie mogą być załączone do dokumentów lub z nimi złączo­ne – w takim wypadku nie należy tych materiałów rozdzielać, tylko postarać się je zabezpieczyć i pozostawić w takim stanie w jednost­kach dokumentów.
Przykłady dokumentacji zawierającej zdjęcia (zdj. K. Zgliński)

Porządkowanie

Porządkowanie, to nic innego, jak:

  • segregowanie pamiątek w obrębie jednostki, czyli ich ułożenie (ustawienie) w ustalonej kolejności (np. rodzajami);
  • wykonanie czynności z zakresu profilaktyki konserwatorskiej (patrz: konserwacja).

Ważne!

Jeśli posiadasz fotografie na różnych nośnikach, bardziej istotne jest ich zabezpieczenie w opakowaniach dostosowanych do rodza­ju nośnika (odbitka, rolka negatywu, płytka szklana), niż skupienie wszystkich w jednym miejscu, by jedna jednostka inwentarzowa odpowiadała pojedynczej jednostce fizycznej. Każde opakowanie należy oznaczyć numerem jednostki, do której należy utrwalony na nośniku obraz, a w opisie trzeba zawrzeć informacje o wszystkich nośnikach i miejscach ich przechowywania.

Systematyzacja jednostek

Systematyzacja polega na ułożeniu jednostek w obrębie archiwum w taki sposób, aby można było je łatwo odnaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Przyjęte kryteria systematyzacji zależą od danego archiwum – jego histo­rii i zawartości. Mogą dotyczyć:

  • osób lub zdarzeń, do których odnoszą się materiały,
  • czasu powstania materiałów,
  • rodzaju zebranych obiektów (np. dokumentów, fotografii, pamiątek).

Ważne!

Systematyzując jednostki możesz pogrupować je w serie.

Numerowanie serii, jednostek, fotografii

Numerowanie ma na celu utrwalenie przyjętego porządku. Zaleca się wy­korzystanie cyfr arabskich.

Zachowaj ciągłość:

  • w obrębie archiwum, nadając kolejne numery seriom i jednostkom;
  • w obrębie jednostek, nadając kolejne numery fotografiom.

Ważne!

W trosce o stan zachowania obrazu nie numeruj fotografii tylko opakowanie lub kartę albumu.

Nadany numer zapisz:

  • w inwentarzu (numery serii, jednostek i fotografii),
  • na opakowaniu: – numer jednostki – postaraj się, aby był trwały, nie uległ wyblak­nięciu, zatarciu ani rozmyciu; – numery obrazów w jednostce – jeżeli są to negatywy lub pozyty­wy utrwalone na błonach lub płytkach szklanych,
  • na odbitkach fotograficznych (numer fotografii) – z tyłu, w taki spo­sób, by nie zniszczyć obrazów. Używaj odpowiedniego ołówka (naj­lepiej HB). Nie powinien być zbyt twardy, bo może przeciąć papier, ani zbyt miękki, bo może się zetrzeć i brudzić dokumenty.

Ważne!

Zestawione ze sobą numery serii, jednostek i dokumentów („serie.jednostki.dokumenty”), możesz wykorzystać do nadawania nazw plikom podczas digitalizacji (patrz: digitalizacja).

Opis jednostek w inwentarzu

Jednostki należy umieszczać w inwentarzu w kolejności zgodnej z po­rządkiem w archiwum. Najczęściej stosowane elementy ich opisu to:

  • Numer jednostki;
  • Tytuł – oryginalny lub własny, jednoznacznie identyfikujący jednost­kę. Do jego nadania można wykorzystać adnotacje z tylnej strony odbitki (np. dedykacje, podpisy). Jeśli znasz nazwę zakładu fotogra­ficznego i nazwisko autora fotografii, również możesz umieścić te informacje w tytule;
Przykłady informacji umieszczanych na odwrociach zdjęć (zdj. K. Zgliński)

  • Zawartość – zwięzły opis ważnych elementów nieuwzględnionych w tytule oraz informacja o adnotacjach, dedykacjach, autografach. Wykorzystaj wszystkie dostępne informacje, aby rozpoznać posta­cie widniejące na zdjęciach;
Notatka, jako źródło identyfikacji osób na zdjęciu (zdj. K. Zgliński)

 

  • Daty krańcowe – roczne (lub dzienne albo miesięczne) najstarszej i najpóźniejszej fotografii. Jeżeli nie znasz czasu wykonania zdjęcia ustal przybliżoną datę wydarzenia;
  • Rozmiar – liczba odbitek, dubletów oraz rozmiar i numer negatywów;
  • Dzieje – zwięzła informacja dotyczącą losów fotografii z jednostki;
  • Źródło pozyskania – informacja na temat osób przekazujących ma­teriały do archiwum;
  • Język, w którym zapisane są adnotacje na tylnej stronie fotografii;
  • Charakterystyka fizyczna, czyli wszystkie formy fotograficznego za­pisu obrazu – nośnik (np. negatyw, pozytyw, płytka szklana) oraz stan zachowania (dobry, zły). Informacje te są szczególnie ważne, gdy planujesz konserwację i digitalizację zbiorów;
  • Wskazanie oryginałów i miejsce ich przechowywania – jeże­li w zbiorach posiadasz kserokopie lub wydruki skanów fotografii, podaj informację, gdzie znajdują się oryginały. Jeżeli masz odbitki, określ, kto jest właścicielem negatywów. To cenna wiedza, przydat­na wtedy, kiedy dokumenty ulegną zniszczeniu;
  • Kopie i miejsce ich przechowywania – informacja o wykonanych kopiach cyfrowych lub innych powielonych materiałach (np. fotoko­piach, kserokopiach);
  • Powiązanie z innymi materiałami – jednostki w archiwum, które mają związek z fotografiami, np. dokumentacja przebiegu służby wojskowej w której znajduje się opis wydarzeń, do których posiada­my zdjęcia. Dotyczy to także materiałów zewnętrznych, pochodzą­cych np. ze zbiorów innego członka rodziny;
  • Uwagi – inne istotne informacje.
Dokument zawierający informacje umożliwiające identyfikację i datowanie zdjęć (zdj. K. Zgliński)

 

Nie wszystkie elementy trzeba uwzględniać – obowiązkowe są: numer, tytuł i daty każdej jednostki. Pozostałe opisz, jeśli są istotne.

Ważne!

Jeżeli w swoich zbiorach posiadasz jedynie negatywy, najpierw wy­konaj digitalizację, a dopiero potem uporządkuj fotografie i opisz je. Dzięki temu ułatwisz sobie odczytywanie obrazu i nie narazisz ne­gatywu na ewentualne uszkodzenia.