Opracowanie
Przystępując do porządkowania materiałów, zapoznaj się ze stanem archiwum – być może ktoś ułożył je według jakiegoś klucza, możliwe również, że zawiera ono obiekty kolekcjonerskie zgromadzone przez któregoś z przodków. Oryginalny układ należy uszanować, koncentrując się jedynie na zabezpieczeniu i opisaniu materiałów. Jeżeli archiwum nie jest uporządkowane – rozpocznij pracę.
Najpierw zdecyduj, co będzie podstawą pojedynczego opisu w inwentarzu, czyli jednostką. Następnie usystematyzuj jednostki w obrębie archiwum i opisz je. Na koniec połącz historię osób i zdarzeń, które przysłużyły się do powstania archiwum rodzinnego, z opisami wszystkich zgromadzonych w nim materiałów. W ten sposób stworzysz inwentarz. Możesz go przygotować w bazie danych, w arkuszu kalkulacyjnym, w dokumencie tekstowym albo odręcznie na kartce – wszystko zależy od Twoich możliwości i upodobań. Bez względu na formę, inwentarz będzie służył wszystkim, którzy – tak jak Ty – fascynują się historią własnej rodziny.
Formowanie jednostek inwentarzowych
Jednostką może być pojedyncza fotografia lub grupa zdjęć logicznie i (lub) fizycznie złączonych, dotyczących jednej osoby, rodziny, miejsca, wydarzenia, obiektu.
Podczas ustalania, które elementy powinny znaleźć się w jednostce, miej na uwadze to, że:
- za fotografie uznaje się wszelkie statyczne formy zapisu obrazu, niezależnie od techniki wykonania, inaczej mówiąc – fotografia to obraz, a nie jego nośniki (negatyw, kontrnegatyw, odbitka, itd.);
- do jednostki przyporządkowuje się wszystkie nośniki danego obrazu;
- reprodukcji zabezpieczających innych materiałów, które zostały wykonane techniką fotograficzną, np. fotokopii, nie traktuje się, jak fotografii, tylko jak materiały, które zabezpieczają;
- zdjęcia wchodzące w skład kolekcji hobbystycznych powinny być przechowywane osobno, nie łączy się ich w jednostkach z fotografiami rodziny;
- fotografie mogą być załączone do dokumentów lub z nimi złączone – w takim wypadku nie należy tych materiałów rozdzielać, tylko postarać się je zabezpieczyć i pozostawić w takim stanie w jednostkach dokumentów.
Porządkowanie
Porządkowanie, to nic innego, jak:
- segregowanie pamiątek w obrębie jednostki, czyli ich ułożenie (ustawienie) w ustalonej kolejności (np. rodzajami);
- wykonanie czynności z zakresu profilaktyki konserwatorskiej (patrz: konserwacja).
Ważne!
Jeśli posiadasz fotografie na różnych nośnikach, bardziej istotne jest ich zabezpieczenie w opakowaniach dostosowanych do rodzaju nośnika (odbitka, rolka negatywu, płytka szklana), niż skupienie wszystkich w jednym miejscu, by jedna jednostka inwentarzowa odpowiadała pojedynczej jednostce fizycznej. Każde opakowanie należy oznaczyć numerem jednostki, do której należy utrwalony na nośniku obraz, a w opisie trzeba zawrzeć informacje o wszystkich nośnikach i miejscach ich przechowywania.
Systematyzacja jednostek
Systematyzacja polega na ułożeniu jednostek w obrębie archiwum w taki sposób, aby można było je łatwo odnaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Przyjęte kryteria systematyzacji zależą od danego archiwum – jego historii i zawartości. Mogą dotyczyć:
- osób lub zdarzeń, do których odnoszą się materiały,
- czasu powstania materiałów,
- rodzaju zebranych obiektów (np. dokumentów, fotografii, pamiątek).
Ważne!
Systematyzując jednostki możesz pogrupować je w serie.
Numerowanie serii, jednostek, fotografii
Numerowanie ma na celu utrwalenie przyjętego porządku. Zaleca się wykorzystanie cyfr arabskich.
Zachowaj ciągłość:
- w obrębie archiwum, nadając kolejne numery seriom i jednostkom;
- w obrębie jednostek, nadając kolejne numery fotografiom.
Ważne!
W trosce o stan zachowania obrazu nie numeruj fotografii tylko opakowanie lub kartę albumu.
Nadany numer zapisz:
- w inwentarzu (numery serii, jednostek i fotografii),
- na opakowaniu: – numer jednostki – postaraj się, aby był trwały, nie uległ wyblaknięciu, zatarciu ani rozmyciu; – numery obrazów w jednostce – jeżeli są to negatywy lub pozytywy utrwalone na błonach lub płytkach szklanych,
- na odbitkach fotograficznych (numer fotografii) – z tyłu, w taki sposób, by nie zniszczyć obrazów. Używaj odpowiedniego ołówka (najlepiej HB). Nie powinien być zbyt twardy, bo może przeciąć papier, ani zbyt miękki, bo może się zetrzeć i brudzić dokumenty.
Ważne!
Zestawione ze sobą numery serii, jednostek i dokumentów („serie.jednostki.dokumenty”), możesz wykorzystać do nadawania nazw plikom podczas digitalizacji (patrz: digitalizacja).
Opis jednostek w inwentarzu
Jednostki należy umieszczać w inwentarzu w kolejności zgodnej z porządkiem w archiwum. Najczęściej stosowane elementy ich opisu to:
- Numer jednostki;
- Tytuł – oryginalny lub własny, jednoznacznie identyfikujący jednostkę. Do jego nadania można wykorzystać adnotacje z tylnej strony odbitki (np. dedykacje, podpisy). Jeśli znasz nazwę zakładu fotograficznego i nazwisko autora fotografii, również możesz umieścić te informacje w tytule;
- Zawartość – zwięzły opis ważnych elementów nieuwzględnionych w tytule oraz informacja o adnotacjach, dedykacjach, autografach. Wykorzystaj wszystkie dostępne informacje, aby rozpoznać postacie widniejące na zdjęciach;
- Daty krańcowe – roczne (lub dzienne albo miesięczne) najstarszej i najpóźniejszej fotografii. Jeżeli nie znasz czasu wykonania zdjęcia ustal przybliżoną datę wydarzenia;
- Rozmiar – liczba odbitek, dubletów oraz rozmiar i numer negatywów;
- Dzieje – zwięzła informacja dotyczącą losów fotografii z jednostki;
- Źródło pozyskania – informacja na temat osób przekazujących materiały do archiwum;
- Język, w którym zapisane są adnotacje na tylnej stronie fotografii;
- Charakterystyka fizyczna, czyli wszystkie formy fotograficznego zapisu obrazu – nośnik (np. negatyw, pozytyw, płytka szklana) oraz stan zachowania (dobry, zły). Informacje te są szczególnie ważne, gdy planujesz konserwację i digitalizację zbiorów;
- Wskazanie oryginałów i miejsce ich przechowywania – jeżeli w zbiorach posiadasz kserokopie lub wydruki skanów fotografii, podaj informację, gdzie znajdują się oryginały. Jeżeli masz odbitki, określ, kto jest właścicielem negatywów. To cenna wiedza, przydatna wtedy, kiedy dokumenty ulegną zniszczeniu;
- Kopie i miejsce ich przechowywania – informacja o wykonanych kopiach cyfrowych lub innych powielonych materiałach (np. fotokopiach, kserokopiach);
- Powiązanie z innymi materiałami – jednostki w archiwum, które mają związek z fotografiami, np. dokumentacja przebiegu służby wojskowej w której znajduje się opis wydarzeń, do których posiadamy zdjęcia. Dotyczy to także materiałów zewnętrznych, pochodzących np. ze zbiorów innego członka rodziny;
- Uwagi – inne istotne informacje.
Nie wszystkie elementy trzeba uwzględniać – obowiązkowe są: numer, tytuł i daty każdej jednostki. Pozostałe opisz, jeśli są istotne.
Ważne!
Jeżeli w swoich zbiorach posiadasz jedynie negatywy, najpierw wykonaj digitalizację, a dopiero potem uporządkuj fotografie i opisz je. Dzięki temu ułatwisz sobie odczytywanie obrazu i nie narazisz negatywu na ewentualne uszkodzenia.