Opracowanie

Przystępując do porządkowania materiałów, zapoznaj się ze stanem archiwum – być może ktoś ułożył je według jakiegoś klucza, możliwe również, że zawiera obiekty kolekcjonerskie zgromadzone przez któregoś z przodków. Oryginalny układ należy uszanować, koncentrując się jedynie na zabezpieczeniu i opisaniu materiałów. Jeżeli archiwum nie jest uporządkowane – rozpocznij pracę.

Najpierw zdecyduj, co będzie podstawą pojedynczego opisu w inwentarzu, czyli jednostką. Następnie usystematyzuj jednostki w obrębie archiwum i opisz je. Na koniec połącz historię osób i zdarzeń, które przysłużyły się do powstania archiwum rodzinnego, z opisami wszystkich zgromadzonych w nim materiałów. W ten sposób stworzysz inwentarz. Możesz go przygotować w bazie danych, w arkuszu kalkulacyjnym, w dokumencie tekstowym albo odręcznie na kartce – wszystko zależy od Twoich możliwości i upodobań. Bez względu na formę, inwentarz będzie służył wszystkim, którzy – tak jak Ty – fascynują się historią własnej rodziny.

W przypadku materiałów tekstowych jednostką może być jeden dokument (np. dyplom) lub grupa dokumentów logicznie i (lub) fizycznie złączona (np. teczka z aktami stanu cywilnego lub materiały dotyczące jednej osoby).

Podczas ustalania, które elementy powinny znaleźć się w jednostce, zwróć uwagę na:

• dokumenty niepasujące do innych – postaraj się je rozpoznać i znaleźć związek z innymi materiałami z archiwum;
• nierozpoznane formularze lub odpisy aktów, które mogą być załącznikami do dokumentów;
• dokumenty tekstowe zawierające materiały innego rodzaju (np. fotografie, emblematy) – nie rozdzielaj tych elementów;
• materiały, które ze względów konserwatorskich rozdzielasz – opisując daną jednostkę, wspomnij o tym fakcie.

Ważne!
Ze względów konserwatorskich postaraj się, aby jednostkę stanowił pojedynczy element, np. teczka dokumentów. Ułatwi to kontrolę nad archiwum, w którym będzie tyle jednostek, ile ich opisów w inwentarzu.

Porządkowanie, to nic innego, jak:

• ułożenie dokumentów w obrębie jednostki, czyli ich ułożenie w ustalonej kolejności (np. chronologicznej);
• wykonanie czynności z zakresu profilaktyki konserwatorskiej (patrz: konserwacja);
• ponumerowanie kolejnych stron dokumentów w prawym górnym rogu w stosunku do treści.

Ważne!

Numerując strony używaj odpowiedniego ołówka (najlepiej HB). Nie powinien być zbyt twardy, bo może przeciąć papier, ani zbyt miękki, bo może się zetrzeć i brudzić dokumenty.

Systematyzacja polega na ułożeniu jednostek w obrębie archiwum w taki sposób, aby można było je łatwo odnaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Przyjęte kryteria systematyzacji zależą od danego archiwum – jego historii i zawartości. Mogą dotyczyć:

• osób lub zdarzeń, do których odnoszą się materiały;
• czasu powstania materiałów;
• rodzaju zebranych obiektów (np. dokumentów, fotografii, pamiątek).

Ważne! Systematyzując jednostki możesz pogrupować je w serie.

Numerowanie ma na celu utrwalenie przyjętego porządku. Zaleca się wykorzystanie cyfr arabskich.

Zachowaj ciągłość:

• w obrębie archiwum, nadając kolejne numery seriom i jednostkom;
• w obrębie jednostek, nadając kolejne numery dokumentom.

Nadany numer zapisz:

• w inwentarzu (numery serii, jednostek i dokumentów);
• na opakowaniu (numer jednostki) – postaraj się, aby był trwały, nie uległ wyblaknięciu, zatarciu ani rozmyciu;
• na dokumentach (numery dokumentów) – w taki sposób, by nie zniszczyć obiektów.

Ważne!

Zestawione ze sobą numery serii, jednostek i dokumentów („serie.jednostki.dokumenty”), możesz wykorzystać do nadawania nazw plikom podczas digitalizacji (patrz: digitalizacja).

Jednostki należy umieszczać w inwentarzu w kolejności zgodnej z porządkiem
w archiwum. Najczęściej stosowane elementy ich opisu to:

• Numer jednostki;
• Tytuł – oryginalny lub własny, jednoznacznie identyfikujący jednostkę;
• Zawartość – zwięzły opis, ułatwiający zorientowanie się w zawartości jednostki, który uwzględnia zarówno formę, jak i treść dokumentów;
• Daty krańcowe – roczne (lub dzienne albo miesięczne) najstarszego i najpóźniejszego dokumentu;
• Rozmiar – liczba stron i ich format;
• Dzieje – opis losów dokumentów zawartych w jednostce;
• Źródło pozyskania – informacja na temat osób przekazujących materiały do archiwum;
• Język, w którym sporządzono dokumenty;
• Charakterystyka fizyczna – postać dokumentów (np. maszynopis, rękopis), ich opis zewnętrzny (np. luźne kartki, zeszyt, księga) oraz stan zachowania (dobry, zły). Informacje te są szczególnie ważne, gdy planujesz konserwację i digitalizację zbiorów;
• Wskazanie oryginałów i miejsca ich przechowywania – jeżeli w zbiorach posiadasz wypisy lub odpisy, a także kserokopie lub wydruki skanów, podaj informację, gdzie znajdują się oryginały. To cenna wiedza, przydatna wtedy, kiedy dokumenty ulegną zniszczeniu;
• Kopie i miejsce ich przechowywania – informacja o wykonanych kopiach cyfrowych lub innych powielonych materiałach (np. fotokopiach, kserokopiach);
• Powiązanie z innymi materiałami – jednostki w archiwum, które mają związek z dokumentami (np. legitymacje odznaczeniowe i same odznaczenia), a także z materiałami zewnętrznymi (np. z dokumentami z archiwum krewnego);
• Uwagi – inne istotne informacje.

Nie wszystkie elementy trzeba uwzględniać – obowiązkowe są: numer, tytuł i daty każdej jednostki. Pozostałe opisz, jeśli są istotne.