Opracowanie

Podczas ustalania, które elementy powinny znaleźć się w jednostce, zwróć uwagę na:

• luźne materiały włożone między karty – zbadaj czy mają jakiś związek z tematyką albumu lub pamiętnika; jeżeli nie masz całkowitej pewności, że znalazły się tam przypadkowo, nie wydzielaj ich do innej jednostki;
• opis i zawartość – może się zdarzyć, że zachowane albumy lub pamiętniki stanowią kolejne tomy, a to jest informacja ważna do ich systematyzacji;
• materiały innego rodzaju, które ze względów konserwatorskich należy wyjąć i zabezpieczyć oddzielnie – opisując daną jednostkę, wspomnij o tym fakcie.

Ważne!
Biorąc pod uwagę względy konserwatorskie, postaraj się, aby jednostkę inwentarzową stanowił pojedynczy element, np. jeden album. Ułatwi to kontrolę nad archiwum, w którym będzie tyle jednostek, ile ich opisów w inwentarzu.

Porządkowanie

Porządkowanie, to nic innego, jak:

• wykonanie czynności z zakresu profilaktyki konserwatorskiej (patrz: konserwacja),
• ponumerowanie stron, stron albumu lub pamiętnika w prawym gór­nym rogu, w stosunku do treści lub układu fotografii,
• ustalenie sposobu zabezpieczenia (np. kopertą) luźnych dokumen­tów, które są włożone między karty albumu lub pamiętnika – w mia­rę możliwości w miejscu, w którym się znajdowały (w pobliżu treści, której dotyczą lub za okładką).

Systematyzacja jednostek

Systematyzacja polega na ułożeniu jednostek w obrębie archiwum w taki sposób, aby można było je łatwo odnaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Przyjęte kryteria systematyzacji zależą od danego archiwum – jego histo­rii i zawartości. Mogą dotyczyć:

• osób lub zdarzeń do których odnoszą się materiały,
• czasu powstania materiałów,
• rodzaju zebranych obiektów (np. dokumentów, fotografii, pamiątek).

Ważne!
Systematyzując jednostki w archiwum możesz pogrupować je w serie. Dla pamiętników i albumów raczej nie jest wskazane zakładanie odrębnej serii – lepiej sprawdza się ich uszeregowanie zgodnie z za­wartością. Występują różnorodne rodzaje tego rodzaju archiwaliów, np. pamiętnik z koleżeńskimi wpisami lub z zapisami wspomnień, albumy fotografii rodzinnych, albumy pamiątkowe lub z kolekcjami hobbystycznymi.

Numerowanie serii, jednostek, dokumentów

Numerowanie ma na celu utrwalenie przyjętego porządku. Zaleca się wykorzystanie cyfr arabskich.

Zachowaj ciągłość:

• w obrębie archiwum, nadając kolejne numery seriom i jednostkom,
• w obrębie jednostek, nadając kolejne numery fotografiom oraz innym materiałom załączonym do albumu lub pamiętnika.

Ważne!
Numerując strony używaj odpowiedniego ołówka (najlepiej HB). Nie powinien być zbyt twardy, bo może przeciąć papier, ani zbyt miękki, bo może się zetrzeć i brudzić dokumenty. Na czarnych stronach możesz użyć białej kredki.

Nadany numer zapisz:

• w inwentarzu (numery serii, jednostek i innych załączonych materiałów),
• na opakowaniu (numer jednostki – postaraj się, aby był trwały, nie uległ wyblaknięciu, zatarciu ani rozmyciu,
• na fotografii (verso) i na załącznikach (numer materiałów) – w taki sposób, by nie zniszczyć obiektów.

Ważne!
Zestawione ze sobą numery serii, jednostek i dokumentów („serie.jednostki.dokumenty”), możesz wykorzystać do nadawania nazw plikom podczas digitalizacji (patrz: digitalizacja).

Opis jednostek w inwentarzu

Jednostki należy umieszczać w inwentarzu w kolejności zgodnej z porządkiem w archiwum. Najczęściej stosowane elementy ich opisu to:

• Numer jednostki;
• Tytuł – oryginalny lub własny, jednoznacznie identyfikujący jednostkę;
• Zawartość – zwięzły opis ułatwiający zorientowanie się w zawarto­ści albumu lub w treści pamiętnika;
• Daty krańcowe – początkowa i końcowa data roczna, w przypad­ku: a) albumu fotograficznego – daty najstarszego i najpóźniejszego zdjęcia, b) pamiętnika – daty wynikające z zawartych w nim zapi­sów, c) albumu pamiątkowego – data dzienna lub miesięczna z de­dykacji. Jeśli brakuje informacji konieczne jest ustalenie daty wydarzeń, o których traktują materiały;
• Rozmiar – liczba stron i ich format;
• Dzieje – zwięzła informacja dotycząca losów albumu lub pamiętnika;
• Źródło pozyskania – informacja na temat osób przekazujących albu­my lub pamiętniki do archiwum;
• Język – informacja o tym, w jakim języku zapisano treść albumów lub pamiętników;
• Charakterystyka fizyczna – postać materiałów (np. maszynopis, rę­kopis), ich opis zewnętrzny (np. zeszyt, księga, skoroszyt) oraz stan zachowania (dobry, zły). Informacje te są szczególnie ważne, gdy planujesz konserwację i digitalizację zbiorów (warto uwzględnić również wzmianki o oprawie i ornamentyce materiałów);
• Wskazanie oryginałów i miejsca ich przechowywania – jeżeli nie posiadasz negatywów fotografii zawartych w albumach, postaraj się zaznaczyć, kto jest ich właścicielem. To cenna wiedza, przydatna wtedy, kiedy dokumenty ulegną zniszczeniu;
• Kopie i miejsce ich przechowywania – informacja o wykonanych ko­piach cyfrowych lub innych powielonych materiałach (np. fotoko­piach, kserokopiach);
• Powiązanie z innymi materiałami – jednostki w archiwum lub poza nim (np. zbiory innego członka rodziny), które mają związek z za­wartymi fotografiami, opisanymi wydarzeniami lub samymi albuma­mi i pamiętnikami;
• Uwagi – inne istotne informacje.

Nie wszystkie elementy trzeba uwzględniać – obowiązkowe są: numer, tytuł i daty każdej jednostki. Pozostałe opisz, jeśli są istotne.