Zabezpieczenie (konserwacja)

Dokument z rodzinnego archiwum (np. list, dyplom, świadectwo) może być wykonany za pomocą różnych środków piśmienniczych, a także za­wierać inne dodatkowe elementy, np. znaczki, fotografie, aplikacje pa­pierowe, stemple anilinowe, suche tłoki lub pieczęcie lakowe. Środki piśmiennicze zastosowane do wytworzenia dokumentów (rękopis wyko­nany atramentem lub ołówkiem kopiowym, maszynopis, druk itp.), a tak­że spoiwa (do mocowania fotografii, znaczków) starzeją się w różny spo­sób pod wpływem wilgoci, światła, środowiska kwaśnego i użytkowania. Zabezpieczając dokument należy pamiętać, że wszystkie jego elementy mogą w odmienny sposób reagować na te same warunki zewnętrzne.

Głównym problemem, z jakim stykamy się podczas zabezpieczania jest zakwaszenie podłoża dokumentów powstałych w XIX i XX wieku, któ­re postępuje wraz z upływem czasu, prowadząc do osłabienia i destruk­cji papieru. Ówczesne procesy produkcyjne sprawiają, że celuloza, czyli główny składnik papieru, ulega degradacji w środowisku kwaśnym. We wstępnej fazie objawia się to charakterystycznym zażółceniem podłoża oraz osłabieniem jego struktury. Z czasem papier staje się kruchy i nie­zwykle podatny na uszkodzenia mechaniczne.

Innym istotnym czynnikiem ryzyka jest flora mikrobiologiczna w kurzu obecnym w pomieszczeniach i osiadającym na powierzchniach. W sprzy­jających warunkach (temperatura powyżej 20°C i wilgotność przekracza­jąca 55% RH) zarodniki grzybów pleśniowych kiełkują, tworząc samo­wystarczalną kolonię, mogącą zagrozić zarówno zbiorom, jak i zdrowiu człowieka.

Mikroorganizmy stwarzają poważne problemy, ponieważ nie są widoczne gołym okiem. Ich rozwój można zaobserwować i rozpoznać, gdy na powierzchni oraz w strukturze papieru pojawiają się drobne, ciemne plamki oraz kolorowe przebarwienia. Ryzyko rozwoju mikroorganizmów wzrasta, gdy dokumenty ulegną zawilgoceniu lub zalaniu.

Ważne!

Podejmowane czynności konserwatorskie powinny służyć zahamo­waniu lub spowolnieniu procesu zakwaszenia oraz ograniczeniu ry­zyka rozwoju grzybów pleśniowych.

Dokument trzeba chronić przed permanentnym działaniem światła dzien­nego, ponieważ promieniowanie UV ma destrukcyjny wpływ na papier. Oryginałów na podłożu papierowym nie należy eksponować na ścianie, lecz przechowywać w papierowych obwolutach. Nie wolno stosować plastikowych, nieprzepuszczalnych koszulek, ponieważ dokumenty mu­szą mieć zapewnioną cyrkulację powietrza.

Oryginalne materiały papierowe powinny być przechowywane w for­mie rozłożonej. W miejscach zgięć i trwałych deformacji powstają mikro­uszkodzenia włókien, które z czasem będą ulegać degradacji, powodu­jąc przedarcia lub ubytki. Układając dokumenty w opakowaniach należy zwrócić uwagę na suche tłoki pieczętne lub pieczęcie lakowe.

Tego rodzaju dokumenty powinny być przechowywane oddzielnie, w ob­wolutach zapewniających odpowiednią przestrzeń, co ograniczy ryzy­ko rozprostowania śladu tłoka. Ta sama zasada dotyczy sposobu prze­chowywania dokumentów z pieczęciami lakowymi. Tego rodzaju obiekty najlepiej umieścić w osobnych obwolutach, przykryć tekturką, w której znajduje się wycięte okienko, wymiarem odpowiadające wypukłości do­kumentu.

Dokumenty o szczególnie dużych formatach, trudne do przechowywania, najlepiej zabezpieczyć nawijając je na tubę (o możliwie dużej średnicy, większej niż 10 cm) i wkładając do pudła.

Uwaga!

Nie należy wkładać zrolowanych dokumentów do wnętrza tuby, ponieważ ich wyjmowanie może spowodować uszkodzenia

Papiery lub teczki, które mają ochraniać dokumenty, powinny być dostoso­wane do wymiaru obiektu i wykonane z materiałów z rezerwą alkaliczną (należy o to zapytać sprzedawcę lub producenta podczas zakupu produktu).

Zakwaszenie papieru postępuje wraz z upływem lat, a niewłaściwy spo­sób ich przechowywania przyspiesza ten proces. Dlatego trzeba zadbać o stabilne warunki w pomieszczeniu w którym znajduje się archiwum – nie powinny tam występować znaczne wahania temperatury, a wilgot­ność musi być ograniczona. Z tego powodu, a także w związku z trudno­ścią w utrzymaniu czystości, nie należy przechowywać dokumentów na strychach i w piwnicach.

Jak wcześniej wspominaliśmy, mikroorganizmy znajdujące się w kurzu mogą powodować nieodwracalną destrukcję materiałów. Dlatego nie na­leży spożywać posiłków podczas pracy z dokumentami. Warto używać jednorazowych rękawiczek, które chronią dokumenty przez zabrudze­niami znajdującymi się na dłoniach, ale również skórę dłoni przed zanie­czyszczeniami na papierze.

Do usuwania powierzchniowych zabrudzeń najlepiej nadają się ściereczki z mikrofibry. Mikrowłókna bardzo dobrze zbierają kurz i nie rozprzestrze­niają go na powierzchni dokumentu. Należy pamiętać, żeby po zakończe­niu prac wyprać ściereczki, co ograniczy przenoszenie ewentualnego za­każenia mikrobiologicznego na inne obiekty.

Wszelkie metalowe elementy powinny zostać usunięte z dokumentów, ponieważ wraz z upływem czasu będą ulegały korozji, niszcząc papier.

Uwaga!

Podczas usuwania metalowych elementów, np. spinaczy lub zszy­wek, należy wsunąć pomiędzy narzędzie a dokument cienką prze­kładkę chroniącą podłoże przed uszkodzeniem.

Nie można wpinać dokumentów w segregatory z metalowymi klamra­mi, ponieważ one także korodują wraz z upływem czasu. Uszkodzonych dokumentów nie należy samodzielnie podklejać. Zastosowanie nieodpo­wiednich spoiw może spowodować przebarwienia papieru, a wraz z bie­giem lat – jego trwałe uszkodzenie.

Uwaga!

Do naprawy dokumentów nie można używać taśm samoprzylep­nych. Klej w nich zastosowany ulega degradacji w ciągu kilku lat i po tym czasie nie da się go usunąć ze struktury papieru.

W wypadku wystąpienia znacznych uszkodzeń mechanicznych, spowo­dowanych osłabieniem podłoża, rozwojem mikroorganizmów (przebar­wienia) lub zespojenia się dokumentów należy zwrócić się o pomoc do specjalisty – dyplomowanego konserwatora.

Zasady dobrego zabezpieczania dokumentów:

• Chroń dokument przed stałym działaniem światła dziennego;
• Przechowuj materiały w odpowiednich warunkach klimatycznych – w stałej temperaturze i wilgotności;
• Stosuj obwoluty i teczki zapewniające cyrkulację powietrza;
• Korzystaj z opakowań dostosowanych do rozmiaru dokumentów;
• Używaj opakowań z rezerwą alkaliczną;
• Usuwaj z dokumentów wszystkie elementy metalowe (zszywki i spinacze);
• Do odkurzania używaj ściereczek z mikrofibry;
• Zachowuj ostrożność – w kurzu mogą znajdować się zarodniki grzybów pleśniowych;
• Stosuj jednorazowe rękawiczki, które będą jednocześnie chroniły dokument i skórę dłoni.

Trzeba również pamiętać o rzeczach, których nie należy robić podczas archiwizacji:

• Nie przechowuj dokumentów na strychach i w piwnicach;
• Nie narażaj dokumentów na długotrwałe działanie promieni UV;
• Nie używaj plastikowych koszulek i segregatorów;
• Nie składaj dokumentów, ponieważ w ten sposób możesz trwale uszkodzić strukturę papieru;
• Nie wykonuj samodzielnych napraw za pomocą taśm samoprzylep­nych;
• Nie stosuj metalowych spinaczy ani zszywek;
• Nie używaj gumki do ścierania – w ten sposób możesz uszkodzić osłabiony papier;
• Nie spożywaj posiłków ani napojów podczas pracy z dokumentami.