Opracowanie
Nadanie trwałego porządku zgromadzonym materiałom
Przystępując do porządkowania materiałów, zapoznaj się ze stanem archiwum – być może ktoś ułożył je według jakiegoś klucza, możliwe również, że zawiera ono obiekty kolekcjonerskie zgromadzone przez któregoś z przodków. Oryginalny układ należy uszanować, koncentrując się jedynie na zabezpieczeniu i opisaniu materiałów. Jeżeli archiwum nie jest uporządkowane – rozpocznij pracę.
Najpierw zdecyduj, co będzie podstawą pojedynczego opisu w inwentarzu, czyli jednostką. Następnie usystematyzuj jednostki w obrębie archiwum i opisz je. Na koniec połącz historię osób i zdarzeń, które przysłużyły się do powstania archiwum rodzinnego, z opisami wszystkich zgromadzonych w nim materiałów. W ten sposób stworzysz inwentarz. Możesz go przygotować w bazie danych, w arkuszu kalkulacyjnym, w dokumencie tekstowym albo odręcznie na kartce – wszystko zależy od Twoich możliwości i upodobań. Bez względu na formę, inwentarz będzie służył wszystkim, którzy – tak jak Ty – fascynują się historią własnej rodziny.
Formowanie jednostek inwentarzowych
W przypadku pamiątek jednostką może być jedna rzecz (np. odznaczenie) lub zbiór obiektów logicznie i (lub) fizycznie złączonych (np. etui z odznaczeniami). Pamiątki stanowiące hobbystyczne kolekcje przechowuj osobno i nie łącz z pozostałymi.
Podczas ustalania, które elementy powinny znaleźć się w jednostce, zwróć uwagę na:
- fakt, że są to obiekty trójwymiarowe – nie należy ich przechowywać w jednostce razem z materiałami, które mogłyby przez to ulec uszkodzeniu;
- obiekty, których pochodzenia nie znasz – mogą one znaleźć swoje opisy w dokumentach zawartych w innych jednostkach lub widnieć na fotografiach, dzięki czemu możliwa będzie ich identyfikacja;
- inne materiały wyjaśniające znaczenie, pochodzenie, właściciela danych pamiątek, przechowywane w odrębnych jednostkach – opisując daną jednostkę, wspomnij o nich.
Ważne!
Biorąc pod uwagę względy konserwatorskie, postaraj się aby jednostkę inwentarzową stanowił pojedynczy element, np. pudełko, szkatułka, tuba. Ułatwi to kontrolę nad archiwum, w którym będzie tyle jednostek, ile ich opisów w inwentarzu.
Porządkowanie
Porządkowanie, to nic innego, jak:
- segregowanie pamiątek w obrębie jednostki, czyli ich ułożenie (ustawienie) w ustalonej kolejności (np. rodzajami);
- wykonanie czynności z zakresu profilaktyki konserwatorskiej (patrz: konserwacja).
Systematyzacja jednostek
Systematyzacja polega na ułożeniu jednostek w obrębie archiwum w taki sposób, aby można było je łatwo odnaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Przyjęte kryteria systematyzacji zależą od danego archiwum – jego historii i zawartości. Mogą dotyczyć:
- osób lub zdarzeń, do których odnoszą się materiały;
- czasu powstania materiałów;
- rodzaju zebranych obiektów (np. dokumentów, fotografii, pamiątek).
Ważne!
Systematyzując jednostki możesz pogrupować je w serie.
Numerowanie serii, jednostek, pamiątek
Numerowanie ma na celu utrwalenie przyjętego porządku. Zaleca się wykorzystanie cyfr arabskich.
Zachowaj ciągłość:
- w obrębie archiwum, nadając kolejne numery seriom i jednostkom;
- w obrębie jednostek, nadając kolejne numery pamiątkom.
Nadany numer zapisz:
- w inwentarzu (numery serii, jednostek i dokumentów);
- na opakowaniu (numer jednostki) – postaraj się, aby był trwały, nie uległ wyblaknięciu, zatarciu ani rozmyciu;
- na etykietach (numer pamiątki) – w taki sposób, by nie zniszczyć pamiątek, np. mocując etykietę za pomocą sznureczka bawełnianego, niezbyt ściśle, by nie pozostawił śladów na obiekcie, ani nie za luźno, żeby nie spadał. Numer powinien być zapisany w taki sposób, aby nie uległ wyblaknięciu, zatarciu ani rozmyciu.
Ważne!
Zestawione ze sobą numery serii, jednostek i dokumentów („serie.jednostki.dokumenty”), możesz wykorzystać do nadawania nazw plikom podczas digitalizacji (patrz: digitalizacja).
Opis jednostek w inwentarzu
Opisy jednostek należy umieszczać w inwentarzu w kolejności zgodnej z nadanym porządkiem w archiwum. Najczęściej stosowane elementy ich opisu to:
- Numer jednostki;
- Tytuł – oryginalny lub własny, jednoznacznie identyfikujący jednostkę;
- Zawartość – zwięzły opis pamiątek (zwróć uwagę na ich formę i chronologię);
- Daty krańcowe – roczne najstarszej i najpóźniejszej pamiątki. Można zastosować daty dzienne lub miesięczne, jeśli uda się je zidentyfikować (np. jeśli są wygrawerowane na ryngrafie bądź na biżuterii);
- Rozmiar – liczba pamiątek, ich wielkość (wymiar) i objętość;
- Dzieje – opis losów pamiątek zawartych w jednostce;
- Źródło pozyskania – informacja o pochodzeniu pamiątek i ich darczyńcach;
- Język dedykacji lub opisów;
- Charakterystyka fizyczna – materiały wykorzystane do stworzenia pamiątek (brąz, metal, złoto itp.), opis zewnętrzny oraz stanu zachowania (dobry, zły). Informacje te są szczególnie ważne, gdy planujesz konserwację i digitalizację zbiorów;
- Wskazanie oryginałów i miejsca ich przechowywania – jeśli w zbiorach posiadasz kopie (np. reprodukcje), zaznacz, gdzie znajdują się oryginały. To cenna wiedza, przydatna wtedy, gdy własne materiały ulegną zniszczeniu;
- Istnienie kopii i miejsce ich przechowywania – informacja o wykonanych przez siebie kopiach cyfrowych lub innego rodzaju duplikatach (np. odlewach);
- Powiązanie z innymi materiałami – wyszczególnienie jednostek w archiwum, które mają związek z pamiątkami (np. legitymacje do odznaczeń), a także z materiałami zewnętrznymi (np. z zasobami ze zbiorów innego członka rodziny);
- Uwagi – inne istotne informacje.
Nie wszystkie elementy trzeba uwzględniać – obowiązkowe są: numer, tytuł i daty każdej jednostki. Pozostałe opisz, jeśli są istotne.